會計考試考后資格審核和證書發(fā)放，是全國財政系統(tǒng)面臨的普遍性難題。公開數(shù)據(jù)顯示，全國每年有 300 多萬考生報名會計專業(yè)技術(shù)資格考試，各地財政部門需要投入大量人力物力，處理考生的資格審核和證書發(fā)放工作。
以一個擁有 5000 名考生的市州為例，假設(shè)有 25% 的考生通過考試，則有 1250 個考生需要進(jìn)行考后資料審核和證書領(lǐng)取，按每人次服務(wù)時間15分鐘計算，工作人員的累計工作時長高達(dá) 2 萬小時。
莆田市財政局在傳統(tǒng)模式下的數(shù)據(jù)收集管理困境
莆田市財政局作為地方財政部門的典型代表，證書發(fā)放一直沿襲著“電話咨詢、現(xiàn)場領(lǐng)取、人工登記”的老路子。
莆田市荔城區(qū)財政局副局長李劍飛回憶道：“每次通知發(fā)放證書后，那段時間每天都會有考生打電話咨詢預(yù)約或者直接來財政局領(lǐng)取證書，我們得一直輪班值守，要確保工作時間內(nèi)電話有人響應(yīng)，現(xiàn)場有人接待。最怕的是考生突然密集到來，人太多了現(xiàn)場工作人員根本顧不過來，考生等久了也覺得煩。”
另外，數(shù)據(jù)問題也層出不窮。“總有考生在不同老師那重復(fù)詢問和登記，數(shù)據(jù)沒法實時校驗，復(fù)雜的 Excel 表格出錯率也高，更別提數(shù)據(jù)匯總分析了，我們連考生的基本情況都難以及時掌握。而且上級部門突然要數(shù)據(jù)，我們只能加班處理。”李老師無奈表示。
莆田市每年平均報考人數(shù) 4000+，通過的考生人數(shù)在 1000 人左右，工作人員配比為 200：1，即 1 個工作人員需要服務(wù) 200 個考生。證書發(fā)放周期內(nèi)，人均工作時長預(yù)計 50 小時，而考生的平均等待時間也在 30 分鐘不等。
工作人員超負(fù)荷運轉(zhuǎn)，考生往返奔波，數(shù)據(jù)管理混亂，種種痛點亟待破解。
作為該業(yè)務(wù)的主要負(fù)責(zé)人及執(zhí)行人，李老師意識到需要通過專業(yè)的線上數(shù)據(jù)收集管理工具，來優(yōu)化當(dāng)前的業(yè)務(wù)模式。而金數(shù)據(jù)則以其功能的豐富性和數(shù)據(jù)管理的安全性，成為李老師的首要選擇。
數(shù)字化先行讓莆田市財政局成功應(yīng)對新冠疫情
2021年疫情來襲，為配合防疫，在原本業(yè)務(wù)開展方式的基礎(chǔ)上，財政局要求考生必須提前預(yù)約并全程佩戴口罩，業(yè)務(wù)難題持續(xù)加重。
李老師告訴我們：“我們夾在防疫和服務(wù)之間，左右為難。怎樣通過金數(shù)據(jù)在常態(tài)化疫情防控下高效服務(wù)考生，成了我們當(dāng)下必須攻克的難題。”
針對這些問題，李老師與金數(shù)據(jù)團(tuán)隊緊密合作，為莆田市財政局量身打造了一套線上預(yù)約及申領(lǐng)登記系統(tǒng)，從根本上重塑了證書發(fā)放流程：
- 考生結(jié)合自身情況，通過系統(tǒng)自主預(yù)約最合適的線下申領(lǐng)時段。系統(tǒng)根據(jù)現(xiàn)場接待能力，對每個時段的預(yù)約名額進(jìn)行精準(zhǔn)管控，有效避免了考生扎堆造成的擁擠等待。預(yù)約成功后，考生只需在指定時間前往現(xiàn)場，即可快速領(lǐng)取證書，無需排隊，全程僅需幾分鐘。相較過去動輒半小時的等待，時間成本降低了 90% 以上；
- 針對不方便現(xiàn)場領(lǐng)取的考生，系統(tǒng)還提供了線上申領(lǐng)登記功能。考生只需在線提交申請并填寫收件地址，工作人員會在后臺進(jìn)行信息復(fù)核，并安排快遞發(fā)送。憑借金數(shù)據(jù)強大的數(shù)據(jù)管理和工作流配置能力，證書從受理到寄出僅需 3 個工作日，大幅提升了遠(yuǎn)程申領(lǐng)的時效性。
疫情期間，70% 的考生選擇線上申領(lǐng)證書，金數(shù)據(jù)強大的并發(fā)能力，確保了線上系統(tǒng)的穩(wěn)定性，即使千個考生同時訪問，也沒有任何影響。通過線上預(yù)約和線上申領(lǐng)的無縫銜接，考生的領(lǐng)證體驗得到全面升級，對于財政局工作人員而言，智能化的排班調(diào)度和規(guī)范化的流程管理，也大大緩解了工作壓力，實現(xiàn)了人力資源的高效利用和精準(zhǔn)配置。
除此之外，數(shù)據(jù)問題也迎刃而解：
- 莆田市共計 5 個區(qū)縣，過去各區(qū)縣獨立發(fā)放證書，數(shù)據(jù)信息都是割裂的，業(yè)務(wù)結(jié)束后，李老師需要耗費 2 個工作日整理登記的信息，現(xiàn)在全市數(shù)據(jù)都匯總在一個后臺，李老師可以實時了解每個區(qū)縣的業(yè)務(wù)進(jìn)度，并在向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報時，3 分鐘就能一鍵全部導(dǎo)出了；
- 金數(shù)據(jù)的自定義角色權(quán)限功能，確保每個區(qū)縣的負(fù)責(zé)人只能查看和管理自己區(qū)縣內(nèi)的數(shù)據(jù)信息，數(shù)據(jù)安全有所保障；
- 對于重復(fù)信息，在錄入時，系統(tǒng)自動校驗，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確率提升至100%。
此次變革得到了莆田市5個區(qū)縣的工作人員的一致好評，即使疫情放開后，每一年的證書申領(lǐng)工作也還是繼續(xù)沿用該模式。
線上流程持續(xù)優(yōu)化，工作效率提升50%+
而這僅僅是個開始，李老師并不滿足：“有了金數(shù)據(jù)，我就在想，能不能‘?dāng)?shù)據(jù)多跑路，群眾和我們少跑腿’？”
2023年，李老師將金數(shù)據(jù)賬號升級為協(xié)作版，同時，考后資格審核也被納入線上流程。
過去，考后資格審核的場景總是令人頭疼。考后資格審核涉及從業(yè)資格、職稱評定等多個場景，所需證明材料多達(dá) 10 余類，考生需要攜帶一沓材料，在財政局門口排起長隊，等待工作人員的審核。“這份證明你怎么沒有帶齊”“那個表格填寫有問題，需要重新提交”……類似的對話時常上演，僅提交材料這一環(huán)節(jié)，就要耗費每個考生 2-3 個半天。而對于工作人員來說，更是一場持久戰(zhàn)，每個工作人員需要現(xiàn)場審核 200 名考生的資料，工作量超過 2000 份。資料傳遞鏈條長，互相核對十分耗時，稍有差池就可能前功盡棄。即便 5 名工作人員連軸轉(zhuǎn)，也要耗時半個月才能完成。
“這下省事了，考生可以自主在線上操作，我們也不用隨時待命了。同樣的人手，工作完成時間縮短了一大半，服務(wù)質(zhì)量和考生體驗也大幅改善了。”李老師笑著告訴我們。
下一步：全省范圍內(nèi)推廣金數(shù)據(jù)
這一創(chuàng)新性舉措，為全市上千個會計考生節(jié)省了累計 1萬+ 小時的等待時間，也為財政部門節(jié)省了 50% 以上的人力成本，為全省乃至全國財政系統(tǒng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供了寶貴經(jīng)驗。
“接下來，我們計劃在全省推廣證書申領(lǐng)線上化，建立會計考生的統(tǒng)一平臺，實現(xiàn)全流程一體化管理，為全國同仁提供可復(fù)制可推廣的「莆田方案」。”
在“數(shù)字政府”和“智慧財政”的時代背景下，以莆田市財政局為代表的基層財政部門，正通過金數(shù)據(jù)，利用信息化手段，優(yōu)化政務(wù)服務(wù)、方便企業(yè)和群眾辦事。當(dāng)越來越多的財政部門邁入信息化，一個全新的、智慧的財政生態(tài)必將形成，而金數(shù)據(jù)，也將一如既往，以產(chǎn)品和服務(wù)為橋梁，與廣大財政部門攜手同行，共創(chuàng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型新未來，為推動行業(yè)變革和價值創(chuàng)造貢獻(xiàn)綿薄之力。
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