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中國基金會發(fā)展論壇（China Foundation Forum，中文簡稱“基金會論壇”，英文簡稱CFF）成立于 2008 年，是中國社會組織促進(jìn)會和有志于追求機(jī)構(gòu)卓越、行業(yè)發(fā)展的基金會自愿發(fā)起的行業(yè)平臺。年會活動作為其重要的品牌活動，已連續(xù)舉辦 14 屆，成為中國基金會行業(yè)規(guī)模最大、持續(xù)時(shí)間最長的行業(yè)盛會。
經(jīng)歷疫情三年的線上辦會，基金會論壇 2023 年會將于 11 月在深圳舉辦，作為疫情后的首次大規(guī)模線下相聚，2 天時(shí)間、2 場主論壇、12 場平行論壇，近千名參會人員將齊聚深圳，共同探討行業(yè)前沿趨勢與議題發(fā)展變化新況。
環(huán)節(jié)多、人群雜，組織年會活動挑戰(zhàn)重重
主辦一場大型線下活動并非易事，基金會論壇年會從啟動報(bào)名到正式召開，通常會經(jīng)歷近 2 個(gè)月的時(shí)間，涉及參會人員類型眾多，需求繁雜。為了實(shí)現(xiàn)年會的數(shù)字化管理，他們嘗試了多種軟件與工具，但分散的數(shù)據(jù)，卻也帶來了新的挑戰(zhàn)——
- 活動數(shù)據(jù)分散在不同系統(tǒng)中，難以進(jìn)行綜合分析和統(tǒng)計(jì)，管理難度大；
- 不同參會人員對于參會服務(wù)的需求各不相同，獲取服務(wù)總是要依賴人工協(xié)助，增加了主辦方的服務(wù)成本；
- 議程安排、嘉賓介紹等年會資訊通常會在不同時(shí)間階段陸續(xù)發(fā)布，參會人員沒有一個(gè)統(tǒng)一通道快速了解大會的最新進(jìn)展；
- 隨著活動籌備的推進(jìn)，主辦方難以及時(shí)根據(jù)當(dāng)下需求，靈活調(diào)整線上系統(tǒng)的體驗(yàn)和流程；
為了徹底解決以上問題，2023年會在籌備階段就確定了采用「一站式門戶」的解決方案，在調(diào)研多個(gè)廠商與平臺后，最終選擇使用金數(shù)據(jù)的全新功能模塊「小金門戶」來完成年會門戶的搭建。
目前，2023 年會已進(jìn)入報(bào)名的最后階段，項(xiàng)目執(zhí)行團(tuán)隊(duì)在「年會門戶」中已經(jīng)搭建了十多個(gè)應(yīng)用組件，向上千位參會人員提供了包含購票付款、參會登記、食宿查詢、評價(jià)反饋等在內(nèi)的參會服務(wù)。
典型場景：活動預(yù)熱，提前鎖定活動意向參會者
往年，基金會論壇年會活動在正式啟動報(bào)名前，會在多個(gè)渠道發(fā)布各種吸引人的內(nèi)容，如活動預(yù)告、主題解讀等進(jìn)行前期的宣傳與預(yù)熱。圖文并茂的預(yù)熱內(nèi)容引起了許多人的關(guān)注，但由于未啟動正式報(bào)名，往往導(dǎo)致很多意向參會者較晚才會買票，大大增加了預(yù)測活動規(guī)模和會務(wù)壓力的難度。
使用小金門戶后，項(xiàng)目組為今年的年會活動增加了「預(yù)報(bào)名」環(huán)節(jié)。在預(yù)熱階段，意向參會者即可在各渠道的預(yù)熱文章中，通過一個(gè)金數(shù)據(jù)表單提前完成活動門戶的注冊。
注冊進(jìn)入門戶后，即可查看年會議程、主題解讀、整體介紹、常見問題等持續(xù)更新的年會資訊，待活動開啟門票售賣時(shí)，已注冊門戶的意向參會者仍可通過之前的注冊鏈接直接訪問門戶，完成購票、獲取電子門票等后續(xù)環(huán)節(jié)。
此外，項(xiàng)目組工作人員也可及時(shí)聯(lián)系在預(yù)熱期間注冊門戶的意向參會者，提升購票轉(zhuǎn)化。
典型場景：信息填報(bào)，減負(fù)參會者信息填寫流程
擁有多個(gè)信息填報(bào)環(huán)節(jié)，是大型線下活動的普遍特征。往年，基金會論壇年會從報(bào)名、繳費(fèi)，到發(fā)票申請，幾乎每個(gè)環(huán)節(jié)都需要參會者填報(bào)自己的個(gè)人信息，不僅給參會者帶造成了不少的填寫壓力，還時(shí)常出現(xiàn)錯(cuò)填/漏填的情況，為基金會工作人員的信息核對工作也帶來不少挑戰(zhàn)。
使用小金門戶后，這一情況也得到了明顯改善。由于參會者身份與門戶中添加的所有表單綁定，所以當(dāng)他們在填寫門戶中的表單時(shí)，之前注冊門戶時(shí)填寫的個(gè)人信息也會自動填入，無需再次填寫。
基金會管理人員也無需在多個(gè)表單中切換，可以在門戶后臺中直接查看某一位客戶的所有填表信息了。
典型場景：參會服務(wù)，打造個(gè)性化工作臺
除了購買門票的參會者，基金會論壇 2023 年會門戶也是嘉賓與合作伙伴獲取參會服務(wù)的統(tǒng)一平臺。
- 基金會秘書長成長平臺的注冊用戶與公開渠道報(bào)名的參會者，有不同的報(bào)名流程及不同的門票價(jià)格；
- “團(tuán)購”門票的機(jī)構(gòu)可快速完成付費(fèi)，再登記領(lǐng)票；
- 從不同渠道登記參會的嘉賓、合作伙伴、“團(tuán)購”的團(tuán)員，都將進(jìn)入年會門戶，獲得不同參會支持；
……
為了確保各類人員都可以在門戶中快速找到所需的信息與服務(wù)，基金會通過「群組」來控制工作臺組件的查看權(quán)限。使門戶在提供一體化和統(tǒng)一的用戶體驗(yàn)的同時(shí)，也能夠兼?zhèn)鋫€(gè)性化的內(nèi)容展示，提升參會體驗(yàn)。
小結(jié)
目前，基金會論壇 2023 年會已經(jīng)進(jìn)入報(bào)名的最后階段，一站式門戶作為本次年會的亮點(diǎn)之一，受到參會客戶的諸多好評。11 月 22 日，年會將在深圳盛大開幕。活動當(dāng)天，現(xiàn)場參會者亦可通過門戶查閱現(xiàn)場指引、提交評價(jià)反饋；場外伙伴也可在門戶中通過視頻、照片直播體驗(yàn)?zāi)陼r。一站式門戶將伴隨活動始終，保障基金會論壇 2023 年會有序進(jìn)行。
