廣州光亞法蘭克福展覽有限公司，一家享有國際盛譽的中外合資展覽企業，每年舉辦超過十場世界級國際展會。作為PCIM Asia的重要主辦方，公司肩負著展會報名管理的關鍵職責。
PCIM Asia，作為全球電力電子領域頂尖展會 PCIM Europe 的亞洲版，是亞洲領先的電力電子國際展覽會及研討會。2023 年，展會成功吸引了逾180家參展企業。2024年，展會將移師深圳國際會展中心寶安新館，展覽面積將擴大至20000 平方米，預計參展商將超過 200 家，觀眾人次將達到 20000+，有望刷新歷史記錄。
“只有參會人員滿意了，他們才能在展會上全身心地投入”
光亞法蘭克福展覽公司的執行人員左女士強調：“PCIM Asia 是一個國際性展會，吸引來自世界各地的參會人員。我們要面對參展商、演講嘉賓、觀眾三個不同群體。參展商需要報名參會；演講嘉賓要報名演講、繳費、投稿、參與評審；觀眾則需要報名參觀、繳納入場費用。整個業務周期長達半年之久。”
“在這個過程中，前期籌備工作更加方便流暢，讓參會人員滿意至關重要?！弊笈拷忉尩?，“對參展商而言，能讓他們更快確定參展事宜，及早準備展品和宣傳材料，在展會上充分展示自己的產品和服務；對演講嘉賓來說，能讓他們專注于演講內容的準備，不必為繁瑣的手續分神；而對于觀眾，則能鼓勵更多人參會，提升他們的參觀體驗?！?/p>
“只有參會人員滿意了，他們才能在展會上全身心地投入。”左女士坦言，“這也能提升 PCIM Asia 的品牌形象和行業影響力，吸引更多高質量的參展商和觀眾，形成良性循環。所以，我們一直在努力優化報名流程，提高籌備效率，為參會人員創造最佳體驗。這是我們工作的重中之重?！?/p>
“復雜的報名需求背后，是專業工具的缺失”
“我們一直都是人工收集報名數據，本身就比較麻煩，規模體量增大后更是難上加難。而且我們需要維護好這波參會人員，還需要復盤優化參會流程，這個也很困難。”左女士無奈表示。
過去，參會人員通過郵件和微信發送報名表格，工作人員需逐一核對、錄入信息，并根據群體不同進行后續的信息收集和反饋。頻繁的溝通和加班成為常態，而參會人員的不滿也隨之而來。為期 3 天的活動，前期報名工作卻需耗費 3個月之久。
更令人頭疼的是，報名數據分散，難以集中管理和分析，導致無法實時掌握報名進度，也無法基于數據做出決策和優化調整，為新客戶營銷、客戶服務與精準邀請客戶都帶來了不少困難：
- 新客戶營銷：缺乏集中的數據，主辦方難以針對不同行業和地區的參展商進行精準營銷，吸引新客戶參展。
- 老客戶服務：沒有歷史數據的支持，主辦方難以為老客戶提供個性化的展位推薦和增值服務，影響客戶忠誠度和長期關系的維護。
- 精準邀請：主辦方需要基于過往參會人員的職業背景和興趣偏好進行分析，以精準邀請新客戶，提高展會的成交率。
于是，光亞法蘭克福展覽公司很快意識到，傳統的報名流程已成為提升展會服務的「絆腳石」，急需一套更加高效、更加智能的解決方案。
金數據展會管理方案提升 92% 報名效率
金數據的出現，為主辦方帶來了新的展會全流程解決方案。2022 年，執行人員左女士和張女士通過金數據為 3 種不同類型的客戶群體，創建了各自專屬的報名、繳費、反饋表單，簡化了報名管理流程，提高了工作效率，獲得了廣泛好評。
2023 年，恰逢金數據新功能「小金門戶」上線，在服務顧問的協助下，他們又將活動展示信息、報名、繳費和查詢修改入口集合在一個門戶中，形成了一個完整的展商信息系統，借由門戶的同一工作臺分權限展示和中英系統語言切換的能力，完美解決了PCIM Asia 報名中多群體、多語言的難題。
統一入口后，參會人員根據門戶工作臺頁面上的指引，僅需幾分鐘，輕松填報提交標準化的信息。執行人員也不用再面對形式各異的報名文件，通過后臺自動生成的數據報表就能實時掌握報名進度。
張女士在深度參與配置體驗了金數據門戶后，非常驚喜地給到了肯定：“目前我們的門戶已經正式對外開放使用了，效果達到我們預期，這個功能真的很不錯！”
現在，執行人員輪流值守，每天只需登錄一次金數據后臺查看當日報名情況，進行后續跟進即可，參會人員基本可以自助完成報名等一系列流程。
發布至今，展商信息系統訪問量高達 2000 次，注冊報名數量 204 人，同時累積維護著 385 位展商的基礎信息，報名周期也縮短至一周。
兩年持續賦能，數字化轉型提升展會競爭力
兩年的數字化轉型，讓光亞法蘭克福展覽公司的展會管理更加高效?，F在，展商信息系統的訪問量和報名人數都達到了預期目標，而且報名的時間也大大縮短。工作人員不再需要加班加點地統計和錄入信息，參展商對于這種“一步到位”的報名體驗也是好評如潮。
未來，光亞法蘭克福展覽公司將繼續推進數字化轉型的步伐，將金數據平臺運用到展會的更多環節中去，比如現場的互動環節、觀眾滿意度的調查等，以此來實現展會運營的全面數字化。
